Che cos’è un workshop? E’ un modo diverso per dire “riunione”? No: è un’alternativa alle riunioni in azienda. Un’alternativa possibile, e spesso preferibile.
Riunioni in azienda: un male necessario?
Sappiamo da anni che nelle aziende si fanno troppe riunioni.
Alcune sono necessarie, ma diversi studi ci dicono che spesso sono superflue, improduttive e demotivanti per chi partecipa. Peggio: rubano tempo che potrebbe e dovrebbe essere dedicato al lavoro “vero”. Per una prospettiva in merito c’è un articolo di riferimento di Harvard Business Review.
Perché le riunioni sono spesso inutili, o addirittura controproducenti?
Proviamo ad elencare alcune ragioni:
- Alcuni partecipanti parlano molto, altri poco o per nulla: entrano in gioco l’attitudine soggettiva, la paura del giudizio degli altri, l’avversione/propensione al confronto, il sentirsi più o meno legittimati o competenti nella discussione.
- Alcune voci hanno maggiore peso di altre: differenze gerarchiche, di anzianità, di genere o altro impongono voci dominanti, dietro a cui si uniformano le altre (il cosiddetto groupthinking), mentre altri contributi vengono ignorati.
- Gli argomenti sono vasti e vengono toccati superficialmente: si parla di un progetto o di un tema nel suo complesso (es. la strategia commerciale, il sito web aziendale), oppure di molti temi diversi, senza individuare e discutere aspetti o problemi specifici.
- Opinioni contrastanti restano distanti: alcuni partecipanti portano al tavolo le proprie opinioni perché gli altri prendano atto che non hanno intenzione di cambiarle, a scopo difensivo (“l’avevo detto”) o in funzione di un’agenda personale o “politica”.
- Non vengono individuate azioni concrete: al termine non vengono individuati chiaramente i passi successivi per risolvere i problemi emersi, o non è chiaro quali sono i problemi più urgenti da risolvere; spesso si rimanda a riunioni successive (ed ecco la proliferazione delle riunioni).
Che differenza c’è tra un workshop e una riunione?
Un workshop è una serie di attività di gruppo coordinate, finalizzate alla risoluzione di un quesito di partenza in un lasso di tempo limitato.
I workshop hanno come caratteristica saliente l’orientamento a risultati concreti: creare visioni condivise, identificare i problemi più urgenti, ideare possibili soluzioni e scegliere le più promettenti.
Questi alcuni degli aspetti che differenziano un workshop rispetto a una riunione:
- Tutti i partecipanti contribuiscono sullo stesso piano: le differenze di gerarchia, di competenza, di attitudine alla discussione o altro sono lasciate fuori. Anzi, la diversità di punti di vista è una risorsa preziosa a cui attingere, e sono da preferire gruppi trasversali e interdisciplinari.
- Si parte da un quesito concreto: da un problema specifico, da un’opportunità, da un dato o un risultato. Ad esempio: non “il sito web aziendale” ma “perché gli utenti non si iscrivono alla nostra newsletter?”, “chi sono gli utenti del nostro sito web in base ai dati che abbiamo?” , “cosa non sappiamo dei nostri utenti?”…
- Un facilitatore guida i partecipanti nelle attività: spiega le attività e pone le domande; si occupa della gestione dei tempi; non partecipa ma fa in modo che gli altri possano partecipare alla pari. Può essere interno o esterno all’organizzazione.
- Un workshop è finalizzato a individuare azioni concrete: priorità, opportunità, passi successivi nello sviluppo di un progetto, e chi ne è responsabile.
AND EMILI si occupa di sviluppo e consulenza strategica sui canali digitali.
Anatomia di un workshop
Un workshop è la combinazione di più attività individuali e di gruppo, selezionate in funzione dell’obiettivo e del materiale di partenza (ad esempio, dati di mercato o i risultati di una serie di interviste ai clienti).
Le finalità di un workshop possono essere la scoperta di opportunità o punti deboli, la comprensione delle esigenze degli utenti, l’ideazione di soluzioni, la prioritizzazione delle funzionalità e delle proposte individuate.
Le attività di workshop si avvalgono di supporti che permettono agli utenti di visualizzare idee e concetti: tipicamente si usano post-it, lavagne e pennarelli, o il loro corrispettivo digitale nel caso di workshop remoti (Mural, Miro, Jamboard).
Di solito un workshop è la combinazione di due o più delle seguenti attività:
- post-up: i partecipanti scrivono i propri contributi (idee, problemi, domande) su post-it e li attaccano sulla parete o la lavagna, in modo che tutto il gruppo li visualizzi;
- sorting: i contributi vengono raggruppati in base a affinità tematiche, e vengono dati nomi ai gruppi individuati;
- storyboarding: i contributi vengono organizzati lungo una linea temporale (es. customer journey) in modo da costruire una narrazione;
- disegni e schizzi: i partecipanti disegnano con matite o pennarelli le proprie idee in risposta a un problema o un quesito (utilizzato soprattutto durante i workshop di ideazione come Design Sprint o Design Studio);
- votazioni: i partecipanti hanno a disposizione un numero di voti (ad esempio in forma di bollini adesivi o di quantità di “denaro”) da distribuire tra tutti i contributi per individuare quelli migliori o prioritari;
- matrici: i contributi vengono organizzati su matrici formate da due o più dimensioni (es. fattibilità e impatto sull’utente) per stabilire priorità, tendenze o temi.
I vantaggi di fare un workshop invece di una riunione
Quali sono quindi i vantaggi di fare un workshop al posto di una riunione?
- Risultati concreti: all’inizio di un workshop vengono posti quesiti o problemi, e lo scopo è arrivare a soluzioni o azioni condivise. Tali azioni devono essere concrete, non impersonali, vaghe o astratte, e devono poter essere attribuite a una persona o a un dipartimento.
- Comproprietà delle decisioni: le idee e le decisioni che emergono da un workshop sono condivise da tutto il gruppo, e tutti se ne sentono co-proprietari perché ciascuno ha contribuito ideando, selezionando e votando in base al proprio punto di vista.
- Allineamento interdipartimentale: è consigliabile che al workshop partecipino i rappresentanti di diversi dipartimenti e funzioni aziendali, coinvolgendo idealmente tutte quelle toccate dal progetto in esame: in questo modo ci si allinea rapidamente e si condividono obiettivi, problemi e passi successivi.
- Impegno: le persone si sentono maggiormente coinvolte e ascoltate nelle decisioni, e sono più motivate nel portarle avanti.
E gli svantaggi?
- Siete ormai convinti a passare ai workshop: da domani niente più riunioni! Ci sono però punti di attenzione da tenere a mente, a cominciare dal fatto che non basta dire “facciamo un workshop” per fare qualcosa di efficace. Un workshop, a differenza di una riunione, non si improvvisa.
- Innanzitutto teniamo conto che un workshop richiede maggiori risorse per essere impostato: dall’analisi del problema alla formulazione del quesito appropriato, dalla selezione delle attività all’organizzazione degli spazi e dei materiali.
- Anche lo svolgimento di un workshop è più oneroso in termini di tempo: l’unità minima è la mezza giornata, e si può arrivare a più giorni in base alle esigenze e allo scopo.
- Un workshop presuppone una pianificazione accurata: il tempo va gestito in modo efficiente secondo una tabella di marcia serrata e relativamente rigida, in cui va previsto tutto, dall’introduzione delle attività alle pause (fondamentali per non prosciugare l’attenzione e le forze dei partecipanti).
- Per questi motivi un workshop richiede un facilitatore esperto, una figura professionale che si occupa della pianificazione e della gestione di tempi e attività. Il facilitatore deve inoltre motivare e coinvolgere i partecipanti, assicurando al tempo stesso che la discussione non esca dai binari e che alcuni partecipanti non prendano il sopravvento sugli altri.
Ne vale la pena?
La risposta è senz’altro sì, ne vale la pena.
Certo, non pensiamo di sostituire le riunioni in toto: in alcuni casi restano l’opzione più sensata, ad esempio all’inizio di un progetto o per allineamenti rapidi sullo stato dei lavori.
Chi però ha provato i vantaggi dei workshop non torna indietro: l’esperienza diretta rende evidenti i benefici, resta la sensazione di superare ostacoli e di fare progredire concretamente i progetti. Le persone traggono energia e motivazione dai workshop, e le barriere tra dipartimenti e competenze si abbassano per fare fluire più rapidamente decisioni e azioni.
Ti abbiamo incuriosito? Se stai pensando al tuo prossimo workshop parlane con noi.
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